Мета форми W-9

Компанії використовують IRS Форму W-9, Запит на ідентифікаційний номер платника податків та сертифікацію, щоб отримати інформацію від постачальників, яких вони наймають як незалежних підрядників (їх також називають фрілансерами). Коли бізнес виплачує підряднику 600 або більше доларів протягом податкового року, він повинен повідомити про ці платежі Службі внутрішніх доходів (IRS), використовуючи інформаційну декларацію під назвою Форма 1099-MISC. Компанії використовують ім’я, адресу та номер соціального страхування або номер ідентифікаційного податку, які підрядники надають у формі W-9 для завершення повернення цієї інформації. Ні відправник, ні одержувач не повинні надсилати копію в IRS.

Компанії, які наймають незалежних підрядників, не утримують податок на прибуток і не сплачують податки на Medicare або соціальне забезпечення за своїх незалежних підрядників, як це роблять для своїх працівників. Натомість підрядники відповідають за ці зобов'язання. Однак IRS все ще хоче дізнатись, скільки отримали ці підрядники, щоб переконатися, що вони сплачують заборгованість, і він використовує форму 1099-MISC для збору цієї інформації. Підприємства не надсилають форму I-9 до IRS.

Мета форми W-9

Інформація, необхідна для форми W-9

Форма W-9 запитує назву незалежного підрядника, назву компанії (якщо вона інша), суб'єкта господарювання (єдине підприємництво, партнерство, корпорація C, корпорація S, трест / майно, товариство з обмеженою відповідальністю або "інше") та податкову ідентифікацію бізнесу номер (або номер соціального страхування для приватних підприємців, які не використовують окремий податковий номер).

Форма W-9 також просить особу, яка її заповнює, підтвердити, що вони не підлягають резервному утримуванню. Більшість платників податків це не так, але якщо вони є, компанії, яка наймає незалежного підрядника, потрібно буде утримувати податок на прибуток із сплати цього підрядника за фіксованою ставкою 24% (за податковий рік 2018-25) та направити його до IRS.

Оскільки форма W-9 вимагає вказати податковий ідентифікаційний номер або номер соціального страхування, і особа, яка її заповнює, і компанія, яка отримує заповнену форму, повинні ретельно зберігати її під час передачі та після отримання, щоб захистити від крадіжки особи

Коли ви не повинні заповнювати W-9

Незалежний підрядник, який отримав несподіваний W-9, повинен вагатися перед тим, як заповнити його, і дослідити, чи є у заявника законні підстави запитати цю форму. Фінансові установи іноді використовують форму W-9 для запиту інформації від клієнта, коли їм потрібно повідомити про дивіденди або відсотки. Будьте уважні тут: фінансова установа, ймовірно, вже повинна мати ваш податковий номер з моменту відкриття рахунку.

Ще одна ситуація, в якій ви повинні вагатися перед заповненням форми W-9, якщо компанія, яка просить вас, це ваш роботодавець, і ви повинні бути віднесені до складу працівника, а не до незалежного підрядника. Різниця істотна.

Співробітник чи незалежний підрядник?

Якщо ви працівник, ваш роботодавець буде утримувати податки на прибуток, утримувати і сплачувати податки на соціальне страхування та Medicare, а також сплачувати податок з безробіття з вашої зарплати. Якщо ви незалежний підрядник, це не стане. Це означає, що ви несете відповідальність за частку роботодавців з податків на соціальне страхування та Medicare, і що ви не будете мати право на компенсацію за безробіття, якщо вас звільнять.

Недобросовісний роботодавець або фінансово бореться з роботодавцем може спробувати класифікувати працівника як незалежного підрядника, щоб заощадити гроші. Якщо ви класифікуєтесь як незалежний підрядник, податкові «заощадження» ваших роботодавців вийдуть з вашої кишені як податок на самозайнятість. Ви також несете відповідальність за обчислення та сплату передбачуваних податків чотири рази на рік та заповнення Графіку С під час подачі річної податкової декларації.

Не завжди зрозуміло, чи є працівник працівником чи незалежним підрядником, але в цілому, чим більше контролює бізнес над тим, що роблять працівники, і як вони це роблять, тим більше шансів на те, що вони є працівниками. Якщо ваше почуття Spidey починає поколюватися, коли хтось, хто вас найняв, називає вас незалежним підрядником, це хороший знак, і вам слід далі вивчити ситуацію. Почніть з перегляду обговорення IRS про різницю між ними. Якщо ви працівник, вам слід заповнити форму W-4, а не форму W-9.

Ось приклад того, коли роботодавець міг законно змінити ваш статус з працівника на незалежного підрядника. Ви комп'ютерний програміст, і вам потрібно буде приходити в офіс з 9 ранку до 18 вечора, з понеділка по п’ятницю. Компанія надає ваш стіл та комп’ютер.

Починаючи з наступного місяця, вам потрібно буде забезпечити свій комп’ютер. Ви зможете працювати з дому або в будь-якому віддаленому місці, і зможете завершити роботу в будь-який час, коли захочете, до тих пір, поки ваші завдання будуть виконані за графіком, і ви вчасно відповідатимете на телефонні дзвінки та електронні листи.

W-9 FAQ

Як дізнатися, чи я підлягаю резервному утриманню резервного копіювання?

Чи надіслав вам IRS лист, в якому повідомляється про те, що ви підлягаєте обов'язковому утримуванню резервного копіювання? Це може статися, якщо ви не повідомили про всі свої відсотки та дивіденди за попередньою податковою декларацією. Якщо ви не отримали цього листа, і якщо ви подали свій ідентифікаційний номер податку запитувачу форми W-9, ви не підлягаєте резервному утримуванню. Якщо ви підлягаєте резервному утриманню резервного копіювання, закресліть пункт другий у частині другій форми W-9 перед подачею.

Який найбезпечніший спосіб подати форму W-9?

Якщо ви можете вручити документ особисто, це ідеально. В іншому випадку одним із варіантів є використання безкоштовного онлайн-сервісу для шифрування заповненої форми W-9 та надійного відправлення електронною поштою запитувачу. Ви також можете скористатися зашифрованою службою обміну файлами.

Інший варіант - надіслати його через таку послугу, як FedEx, UPS або поштова служба, хоча немає гарантії, що ваша форма не буде втрачена, викрадена або підроблена під час транзиту.

Також немає гарантії, що одержувач надійно зберігатиме форму, навіть якщо ви надійшло надішлете її, тому, можливо, ви захочете запитати про це заздалегідь.

Чи є мій бізнес звільненою особою?

Якщо ви є приватним підприємцем, це, мабуть, не так. Якщо це корпорація, то вона може бути, якщо вона має право на статус, звільнений від сплати податків за ІРС.

У мене є ідентифікаційний номер роботодавця (EIN), і номер соціального страхування. Яке число потрібно ввести у форму?

Якщо ви є приватним підприємцем, ви можете ввести будь-якого. Якщо ваш бізнес є ТОВ, яке класифікується як корпорація або партнерство, використовуйте EIN суб’єкта господарювання. Якщо ваша компанія є одночленним ТОВ, яке не враховується, введіть свій SSN або EIN (не EIN організації).

Чи можу я відмовитись від заповнення форми W-9?

Звичайно. Якщо ви відмовитесь у відповідь на законний запит, ваш клієнт буде утримувати податки з вашої оплати за ставкою 24%. Бухгалтерія також може знайти вам біль і сказати вашому контакту, щоб відмовитися від подальшої справи з вами. Підприємства мають серйозні зобов’язання від IRS отримувати заповнену форму W-9 від тих, кому вони платять 600 доларів або більше протягом року. Недотримання правил може спричинити штрафи.

Якщо ви вважаєте, що особа, яка запитує форму, не має жодної справи, яка її вимагає, відмова, ймовірно, є хорошою ідеєю. Якщо вас турбує, запитайте у податкового професіонала, що вам робити.

Окрім клієнта, хто може попросити мене заповнити форму W-9?

Банк, брокерська фірма, кредитна установа, яка скасувала заборгованість, яку ви заборгували, або емітент виграшу, який ви виграли, все може запитати. Якщо ви відвідуєте "Еллен" під час її акції "12 днів подарунків", а виробники ток-шоу просять вас заповнити W-9 перед від'їздом, можна впевнено вважати, що запит є законним. Якщо ви отримаєте електронний лист із повідомленням, що ви виграли приз на конкурсі, який ви не пригадуєте, не входили, ви можете не хотіти давати цій людині W-9.

Остерігайтеся фішингу W-9. Якщо ви отримаєте запит електронної пошти для форми W-9 і не впевнені, що це законно, зв’яжіться з передбачуваним відправником по телефону (і не використовуйте жоден номер телефону в підозрілому електронному листі), щоб запитати, чи запит дійсний. Зловмисники складні і можуть зробити так, щоб повідомлення виглядало так, як воно надійшло з вашого банку або навіть вашого клієнта. Якщо ви отримаєте електронний лист від IRS, це, безумовно, спроба фішингу, і вам слід надіслати повідомлення електронною поштою . IRS не ініціює контакт з платниками податків електронною поштою.

Суть

Форми W-9 призначені для незалежних підрядників, які також називаються фрілансерами. Важливо правильно заповнити форму - але лише якщо ви впевнені, що це правильна форма для подання, і запит є законним.