Ви сумісні з ERISA? Дотримуйтесь цього контрольного списку

Багато підприємств пропонують певну форму кваліфікованого пенсійного плану, і, роблячи це, вони підпадають під керівні принципи управління Законом про захист доходів працівників від 1974 року (ERISA). ERISA встановлює керівні принципи та мінімальні стандарти, розроблені для захисту працівників компаній приватного сектору, які беруть участь у планах виходу на пенсію та виплату соціальних виплат. Компанії, які застосовують кваліфікований пенсійний план, який не повністю відповідає ERISA, можуть зазнавати дорогих штрафних санкцій.

Якщо пенсійний план вашого працівника забезпечує майбутній пенсійний дохід або дозволяє працівникам відкладати прибутки на пенсію, то це план ERISA. Як роботодавець, який надає ці переваги плану ERISA, ви також вважаєте ERISA названим довірителем, який бере на себе відповідальність за адміністрування цих планів, а також відповідальність у разі, якщо ваші плани не відповідають правилам та стандартам, встановленим ERISA.

Отримання сумісності з ERISA

Дотримання вимог дотримання ERISA не повинно бути надмірно обтяжливим. Хоча вимог багато, хороший сторонній адміністратор (TPA) може взяти на себе велику вагу. Багато вимог керуються календарем, вимагаючи подання форм у визначені строки. Ці граничні дати складають один контрольний список, яким може керуватися TPA або особовий склад персоналу. Інші вимоги повинні дотримуватися на тимчасовій основі, як це диктують обставини.

Контрольний список календарів ERISA

Адміністрація планів 401 (k) передбачає виконання певних завдань відповідності ERISA відповідно до річного графіка. Це найпоширеніші завдання, які мають входити до контрольних списків більшості компаній.

Перший квартал року плану: Надайте виплати учасникам плану за четвертий квартал не пізніше 45 днів після закінчення кварталу. Внесіть внески роботодавця за попередній рік для урахування податкового збору у попередньому році.

Другий квартал: надайте учасникам плану звітність про виплати за перший квартал. Розподіліть надлишки відстрочок, зроблених у 2015 році, вище норми розділу 402 (g) IRC. Для учасників плану, які виповнилися віком 70 ½ у попередньому році, розподіліть необхідні мінімальні розподіли першого року (ПЗМ) першого року.

Третій квартал: надайте звітність про виплати за другий квартал. Форма файлу 5500 за попередній рік або форма 5558 для 2, 5-місячного продовження. Якщо документ плану було змінено протягом попереднього року, роздайте новим Зведеним описом плану учасникам плану. Розподіліть підсумковий річний звіт за попередній рік для планування учасників.

Четвертий квартал: надайте звіти про виплати за третій квартал. Надішліть учасникам відповідні повідомлення, включаючи внески або зміни в план 401 (k) безпечної гавані, Кваліфіковану альтернативу інвестицій за замовчуванням (QDIA) або автоматичне зарахування. Виправте будь-які збої в тесті ADP / ACP та сплатіть 10% акцизного податку.

Постійні вимоги до ERISA

Деякі вимоги ERISA виконуються в рамках адміністрування плану або викликані подіями.

Дотримання планового документа: Забезпечити постійне дотримання плану планування умов плану. IRS вважає будь-який недолік строго дотримуватися умов плану документа операційним дефектом, який, якщо не буде усунутий, може призвести до позбавлення плану.

Щорічне розголошення плати учасникам: Усі працівники, які мають право на отримання плану, співробітники, що звільняються від роботи, та бенефіціари, які мають залишок на рахунку, повинні оприлюднювати плату за участь учасника кожні 12 місяців.

Повідомлення про зміну плану: Учасники повинні бути повідомлені про будь-які зміни в плані за 30 до 90 днів до дати набуття чинності зміни.

Можливість зарахувати: Усі працівники, які досягли плану та віку та послуг, повинні мати можливість записатись. Вони повинні отримувати всі необхідні форми та інструкції разом із Зведеним описом плану та будь-якими відповідними повідомленнями учасника.

Відповідність позики: переконайтеся, що непогашені позики погашаються відповідно до умов політики та вимоги векселя позичальників.

Своєчасні депозити: переконайтесь, що відстрочка та виплати праці працівників здаються вчасно, як правило, одночасно з депозитами з податку на оплату праці.

Ведіть щоквартальне ведення господарства: готуйте невеликі залишки на рахунках для звільнених працівників. Обробляйте за замовчуванням позику та використовуйте будь-які нерозподілені конфігурації.

Хоча більшість із цих вимог може управлятися TPA, спонсор плану роботодавців несе довірений обов'язок забезпечити їх виконання та виконання.