Поради щодо управління часом для фінансових фахівців

Світ фінансів перетворився на високо конкурентне робоче місце. Хоча в будь-який день є лише 24 години, як говориться, час - це гроші. Тому ефективне управління часом - це конкурентна перевага для будь-якого професіонала з фінансів, який прагне стати більш продуктивним та збільшити якісний час від роботи.

Однак є багато відволікань, які можуть тримати вас на роботі довше, ніж потрібно. Читайте далі, щоб дізнатися про деякі з цих загальних витрат часу та дізнатися про ряд порад щодо керування часом, які допоможуть вам зробити більше роботи за менший час.

Чорна діра

Існують різні споживачі часу, які можуть знизити продуктивність. Наприклад, фахівці з фінансів постійно спокушаються на багатозадачність. Припустимо, що ви є порадником, і між 8:30 та 10 ранку в середу вранці ви вдається здійснити наступне:

• Ви працюєте над електронною таблицею,
• Але зупиняйтеся після того, як вас перервали два нові електронні повідомлення,
• Потім надсилайте шість листів підряд,
• Після цього перевіряйте весільні фотографії коледжу в Instagram,
• Тоді прийміть запрошення на соціальний аукціон компанії через повідомлення Slack,
• Перш ніж вивести два несподівані дзвінки від потенційних клієнтів, і
• Нарешті, вимушені висіти круто, коли ваш менеджер зупиняється, щоб нагадати, що ви запізнюєтесь на п’ять хвилин на засідання персоналу.

Це звучить як типовий для вас ранок? Якщо це так, і особливо якщо ви працюєте в умовах корпоративного капіталу, наприклад, приватного капіталу або інвестиційного банку, ви, мабуть, в найнижчому рівні порівняно з вашими колегами.

Через п’ять чи десять років ніхто не згадає, не піклується про вас та не сприятиме вам за всі зайняті вами роботи. Чи хвилювався б світ, якби Томас Джефферсон закінчив багато перетасовування паперу, але ніколи не допоміг написати Декларацію незалежності? Те саме стосується вашої роботи - ваша організація цінує необхідні роботи та шедеври, а не зайнятість.

Планування

Кожну неділю вдень заповнюйте список "Для виконання" майбутнього тижня, бажано, використовуючи додаток або веб-сервіс, який синхронізується на всіх ваших пристроях. Виділіть предмети, які абсолютно важливі для вашого успіху на роботі та в особистому житті. Ті, що не виділяються, - це, мабуть, речі, які ви можете делегувати, затримувати або взагалі уникати.

У галузі фінансів критичні результати включають звіти або дослідження, які повинні бути точними та подані до встановленого терміну. Вашій організації пропонується краще, якщо ви зосереджуєтесь на покращенні якості цих звітів, а не просто на гідній роботі над ними, щоб ви могли звільнити час для ключових елементів (наприклад, відповідати на електронні листи з низьким пріоритетом або брати участь у довгих -швидка зустріч).

Аналогічно, за десять хвилин до того, як кожен день виходити з роботи, закінчіть перелік пунктів дій наступного дня та пронумеруйте їх у порядку важливості та пріоритетності. Знову ж таки, постійно запитуйте себе у всіх речах, які вам насправді не потрібно робити - тим, що не відповідають певному порогу продуктивності.

(Крім того, ознайомтеся з пошуком своєї ніші у фінансовій галузі.)

Багатозадачність

Успіх у фінансах зводиться до здатності завжди виконувати критичні та негайні результати. На які найважливіші інформаційні та інформаційні моменти покладаються ваші фінансові менеджери? Що ви можете надати, щоб допомогти вашій організації та / або вашим клієнтам виграти? Чи передбачає це своєчасне подання аудиторського звіту, точні розрахунки чистої теперішньої вартості для запропонованого проекту або забезпечення того, що формули в Excel призводять до належної сукупної підсумкової суми?

Зрештою, ніхто не переймається всіма електронними листами, якими ви обмінялися, засіданнями соціального клубу, в яких ви відвідували, або хронологічною реєстрацією папок у вашому кабінеті. Багатозадачність постійно заважає людям давати все можливе на кількох критичних результатах, які їх роботодавці дійсно очікують.

Спершу зробіть важливі, важкі, невідкладні та найцінніші предмети дій. Успіх у фінансах може передбачати простоту в методах того, як ви підходите до своїх завдань. Це може здатися жорстоко простим для добре прочитаного та непосвяченого недавнього випускника, але робіть одне за одним і не зупиняйтеся, поки воно не закінчиться. Якщо ваші завдання стосуються довгострокового проекту, подрібніть його на короткострокові віхи і закінчіть достроково. Як сказав Генрі Форд, "Нічого особливо важкого, якщо розділити його на невеликі робочі місця". Виконання речей від початку до кінця виключає дорогу неефективність, оскільки вам не доведеться постійно починати і повторно проводити калібрування різних, не пов’язаних між собою предметів.

Якщо ви витрачаєте три години щотижня на непотрібні завдання, це складає приблизно 150 годин на рік. Ваш співробітник декілька столів від вас, який є більш ефективним і ставить на 150 годин більше на рік, швидше за все, сподобається кілька акцій та підвищення зарплати, які інші не отримували.

(Дослідіть види роботи в фінансовій галузі за допомогою варіантів фінансової кар'єри для професіоналів.)

Вхідні

Ваш папку "Вхідні" - основна витрата часу. Якщо більшість ваших електронних листів не мають відношення до ваших найближчих завдань під рукою, ви спорадично наповнюєте свій день інформацією про сміття.

Щоб цього уникнути:

• Встановіть заздалегідь визначений час для перевірки електронної пошти та перевіряйте свою папку "Вхідні" не більше трьох-чотирьох разів на день.
• Створіть папку після години для електронних листів, до яких слід потрапити, але це не терміново. Ця папка особливо корисна для вас, щоб повернутися до важливих запитів, які можуть зачекати кілька робочих днів до отримання відповіді від вас.
• Надсилайте лише найважливіші електронні листи під час робочого дня. Хоча важливо бути в курсі вашої групи, основну частину вашого часу можуть витратити недосвідчені або менш дисципліновані колеги, які заливають вашу поштову скриньку невідповідними повідомленнями. Ви можете зменшити ці типи електронних листів, не відповідаючи на ті, які не пов’язані з роботою.
• Очистіть свою поштову скриньку, перш ніж виходите з роботи. Ви можете досягти цього, створивши пов’язані з проектом папки, в яких можна паркувати електронні листи, пов’язані з конкретними проблемами. Якщо зберегти папку "Вхідні" порожньою, ви заощаджуєте час, усуваючи непрофільні повідомлення від вашої уваги. Якщо є предмети, які абсолютно потребують уваги протягом наступних кількох годин або до наступного дня, то помістіть їх у термінову папку.

Інші поради щодо економії часу

Слідкуйте за тим, скільки часу ви насправді витрачаєте

Створіть просту електронну таблицю, яка дозволяє вводити передбачуваний час, який ви витратили на тривіальні питання. Робіть це щодня. Коли ви розвиваєте та підтримуєте цю звичку, ви будете навчатись розпізнавати неважливі питання, коли стикаєтесь з ними.

Обробляйте лише паперові документи один раз

Після їх обробки ви можете подати їх, надіслати або позбутися від них.

Пряме повідомлення Ваших колег

Прогулянка по вашому офісу або між відділеннями може коштувати вам декількох годин на тиждень - і ми знаємо, наскільки це дорого коштує щороку. Якщо це не важлива чи складна справа, використання прямих повідомлень через корпоративну систему обміну повідомленнями або затверджений веб-сервіс часто є більш ефективним способом швидкого отримання відповідей на різноманітні питання.

Знайте, де все в будь-який момент часу

Це включає як електронну, так і паперову інформацію. Якщо ви цінуєте свій час, не витрачайте його на пошук речей.

Розділіть свої завдання на чотири категорії:

1. Нагальне та важливе - наприклад, фінансові та бухгалтерські звіти із суворими та наближеними термінами.

2. Не термінові та важливі - такі як мережа у вашій фінансовій групі, навчальні класи тощо.

3. Терміново і не важливо - наприклад, спорадичні повідомлення з папки "Вхідні" та "підписуйте терміни" для зустрічей клубу.

4. Не терміново і не важливо - наприклад, десятихвилинні розмови від торгового автомата, перевірка фентезі-футболу тощо.

(Очевидно, ви повинні витратити якомога більше свого дня на першу категорію.)

Делегат, делегат, делегат

Це те, що відділить вас від пакета, коли ви рухаєтесь в організації. Обробляйте завдання, які можете виконувати тільки ви . Коли ви відточуєте свої навички управління часом, вам незабаром будуть призначені прямі звіти. Призначте завдання, з якими вам не потрібно впоратися якомога більше. Вам слід робити лише ті речі, які абсолютно вимагають вашої уваги чи досвіду.

Не керуйте своєю особистістю

Фахівці з фінансів повинні володіти навичками управління часом, але вони також повинні мати стосунки та добру волю з внутрішніми колегами та зовнішньою спільнотою. Орієнтація виключно на час може змусити вас виглядати абразивно, що позбавить вас багатьох людей, коли вони будуть навколо вас, в тому числі в умовах соціального та бізнес-розвитку. Якщо ви не будете обережні, ви підете навколо, думаючи, що ви гуру управління часом, але вам буде абсолютно не відомо про штамп "соціальний ідіот" на лобі.

Навички спілкування, лідерства та розвитку бізнесу так само важливі, як і навички управління часом. По мірі того, як фінансові фахівці просуваються в своїй кар'єрі, лише навички управління часом більше не будуть достатніми для того, щоб допомогти їм вийти на наступний рівень (тобто рівень виконавчої влади).

Суть

Якщо ви цінуєте своє життя, то ви цінуєте свій час. Робоче життя - це підкомпонент загальної картини вашого життя - рівень внеску та послуги, який ви можете надати іншим, залежить від вашої здатності максимально використовувати максимальну кількість часу, відведеного вам. Пам'ятайте: це важливі речі, які ваш роботодавець очікує, що ви поставите за цим рахунком. Ваш роботодавець не надто дбатиме про все інше, і ви також не повинні.

(Детальніше читайте Фінансова ефективність: Посібник аналітика до управління часом.)