Як розрахувати кредитні та дебетові залишки в головній книзі

Основна книга веде облік усіх рахунків та їх транзакцій. Збалансування книги включає вирахування загальної кількості дебетів від загальної кількості кредитів. Щоб правильно розрахувати кредити та дебети, спочатку потрібно зрозуміти кілька правил.

Як розрахувати залишки

Для початку введіть усі дебетові рахунки зліва на балансі та всі кредитні рахунки праворуч. Включіть баланс для кожного. Поміркуйте, на який дебетовий рахунок впливає кожна транзакція та чи в кінцевому рахунку збільшується чи зменшується цей рахунок. Наприклад, чи зменшує це запас або збільшує грошові кошти? Нарешті, обчисліть залишок за кожним рахунком та оновіть баланс.

Закінчивши, перевірте, чи зараховуються рівні рахунки, щоб забезпечити збалансованість книг. Ще один спосіб забезпечити збалансованість книг - створити пробний баланс. Це означає перерахування всіх рахунків у головній книзі та залишки кожного дебету та кредиту. Після того, як залишки будуть розраховані як за дебетами, так і за кредитами, вони повинні збігатися. Якщо цифри не збігаються, щось пропущено чи прорахуно, а книги не врівноважені.

Важливі правила, яких слід дотримуватися

По-перше, дебети повинні в кінцевому рахунку дорівнювати кредитам. Хоча це спочатку може бути заплутаним, і може бути спокусливим просто використовувати позитивні та негативні цифри для обліку транзакцій, в кінцевому підсумку дебетові та кредитні відносини точніше виражають те, що відбувається в бізнесі.

По-друге, дебети збільшують рахунки за активами, витратами та дивідендами, тоді як кредити зменшують їх. Це може бути корисно використовувати мнемонічний DEAD, щоб пам’ятати про це: дебети збільшують витрати, активи та дивіденди.

По-третє, навпаки стосується рахунків за пасивами, доходами та власним капіталом. Кредити збільшують їх, а дебети зменшують їх. Мемонічним запам'ятовуванням цього взаємозв'язку є ДІЛІ: рахунки, які збільшуються, - це прибутки, доходи, доходи, пасиви та власний капітал.

Оскільки вони мають зворотний вплив на додаткові рахунки, в кінцевому рахунку кредити та дебети рівні між собою і демонструють, що рахунки збалансовані. Кожна транзакція може бути описана за допомогою дебетового / кредитного формату, а книги повинні зберігатися в балансі, щоб кожен дебет співпадав з відповідним кредитом.

Практики бухгалтерського обліку

Бухгалтерські програми, такі як QuickBooks, FreshBooks та Xero, корисні для балансування книг, оскільки такі програми автоматично відзначають будь-які області, у яких відсутній відповідний кредит або дебет. Більшість компаній матимуть власного бухгалтера, який буде впоратись із усім цим за вас, але якщо ви займаєтесь своїми власними фінансами, це гарна ідея провести важливі номери через зовнішнього бухгалтера, наприклад, сертифікованого бухгалтера (CPA) або зарахували Агент (EA).

Дебет без відповідного кредиту називається звисаючим дебетом. Це може статися, коли дебетований запис введений на стороні кредиту або коли компанія придбана, але ця транзакція не записується. Аналогічно, кредитний квиток може бути внесений до головної книги при внесенні депозиту, але для збалансування книг він потребує дебетового квитка, що компенсується, одночасно або незабаром після цього.