Вступ до інформаційних систем бухгалтерського обліку - AIS

Інформаційна система бухгалтерського обліку (AIS) - це структура, яку бізнес використовує для збору, зберігання, управління, обробки, вилучення та звітності про свої фінансові дані, щоб їх можна було використовувати бухгалтерам, консультантам, бізнес-аналітикам, менеджерам, головним фінансовим директорам (фінансовим директорам), аудитори, регулятори та податкові установи.

Спеціально підготовлені бухгалтери поглиблюються з AIS, щоб забезпечити найвищий рівень точності фінансових операцій компанії та ведення діловодства, а також зробити фінансові дані легко доступними для тих, хто законно потребує доступу до них - все, зберігаючи цілі та безпечні дані. .

Інформаційні системи бухгалтерського обліку зазвичай складаються з шести основних компонентів: людей, процедур та інструкцій, даних, програмного забезпечення, інфраструктури інформаційних технологій та внутрішнього контролю. Давайте розглянемо кожен компонент детально.

Вступ до інформаційних систем бухгалтерського обліку

1. AIS Люди

Люди AIS - просто користувачі системи. Професіонали, яким може знадобитися використання АІС організації, включають бухгалтерів, консультантів, бізнес-аналітиків, менеджерів, головних фінансових директорів та аудиторів. AIS допомагає різним підрозділам у компанії працювати разом.

Наприклад, керівництво може встановити цілі продажів, для яких персонал може потім замовити відповідну кількість запасів. Порядок інвентаризації повідомляє бухгалтерію про нову заборгованість. Коли продажі здійснюються, продавці можуть вводити замовлення клієнтів, бухгалтерія може виставляти рахунки клієнтам, склад може зібрати замовлення, відділ доставки може відправити його, а бухгалтерія отримує повідомлення про нову дебіторську заборгованість. Потім відділ обслуговування клієнтів може відстежувати поставки клієнтів, і система може створювати звіти про продаж для управління. Менеджери також можуть бачити витрати на інвентаризацію, витрати на доставку, виробничі витрати тощо.

Завдяки добре розробленому AIS, кожен в організації, уповноважений на це, може отримати доступ до тієї самої системи та отримати ту саму інформацію. AIS також спрощує отримання інформації людям поза організацією, коли це необхідно.

Наприклад, консультанти можуть використовувати інформацію в AIS для аналізу ефективності структури цін компанії, переглядаючи дані про витрати, дані про продажі та дохід. Також аудитори можуть використовувати ці дані для оцінки внутрішнього контролю компанії, фінансового стану та відповідності Закону Сарбанаса-Окслі (SOX).

AIS має бути розроблений для задоволення потреб людей, які ним будуть користуватися. Система також повинна бути простою у використанні і повинна вдосконалюватися, а не перешкоджати ефективності.

2. Процедури та інструкції

Процедура та інструкції AIS - це методи, які він використовує для збору, зберігання, пошуку та обробки даних. Ці методи є як ручними, так і автоматизованими. Дані можуть надходити як із внутрішніх джерел (наприклад, співробітників), так і із зовнішніх джерел (наприклад, замовлення клієнтів в Інтернеті). Процедури та інструкції будуть закодовані в програмне забезпечення AIS - їх також потрібно "кодувати" працівникам шляхом документації та навчання. Щоб бути ефективними, процедури та інструкції повинні дотримуватися послідовно.

3. Дані AIS

Для зберігання інформації AIS повинен мати структуру бази даних, наприклад структуровану мову запитів (SQL), комп'ютерну мову, яка зазвичай використовується для баз даних. AIS також потребуватиме різні екрани введення для різних типів користувачів системи та введення даних, а також різні формати виводу для задоволення потреб різних користувачів та різних типів інформації.

Дані, що містяться в AIS, - це вся фінансова інформація, що стосується ділової практики організації. Будь-які дані про бізнес, які впливають на фінанси компанії, повинні перейти в AIS.

Тип даних, що включаються в AIS, залежатиме від характеру бізнесу, але може складатися з наступного:

• замовлення на продаж
• виписки з рахунків клієнтів
• звіти про продаж продажів
• реквізити придбання
• рахунки продавця
• контрольні регістри
• головна книга
• дані про інвентаризацію
• інформація про оплату праці
• хронометраж
• податкова інформація

Ці дані потім можуть бути використані для складання бухгалтерської звітності та звітів, таких як старіння дебіторської заборгованості, графіки амортизації / амортизації, пробний баланс, прибуток і збитки тощо. Маючи всі ці дані в одному місці - в АІС - це полегшує діяльність з ведення діловодства, звітності, аналізу, аудиту та прийняття рішень. Щоб дані були корисними, вони повинні бути повними, правильними та актуальними.

З іншого боку, приклади даних, які не потраплять у AIS, включають нагадування, листування, презентації та посібники. Ці документи можуть мати дотичне відношення до фінансів компанії, але, виключаючи стандартні виноски, вони насправді не є частиною бухгалтерського обліку компанії.

4. Програмне забезпечення AIS

Програмним компонентом AIS є комп'ютерні програми, що використовуються для зберігання, вилучення, обробки та аналізу фінансових даних компанії. До того, як були комп'ютери, АІС була ручною паперовою системою, але сьогодні більшість компаній використовують комп'ютерне програмне забезпечення як основу АІС. Малі підприємства можуть використовувати швидкі книжки Intuit або Бухгалтерський облік Sage 50, але є й інші. Малий та середній бізнес можуть використовувати SAP Business One. Середній і великий бізнес може використовувати Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 або MAS 200, Oracle PeopleSoft або Фінансовий менеджмент Epicor.

Якість, надійність та безпека - ключові компоненти ефективного програмного забезпечення AIS. Менеджери покладаються на інформацію, яку вона видає для прийняття рішень для компанії, і їм потрібна високоякісна інформація для прийняття обгрунтованих рішень.

Програми програм AIS можуть бути налаштовані для задоволення унікальних потреб різних типів бізнесу. Якщо існуюча програма не відповідає потребам компанії, це програмне забезпечення також може бути розроблене власноруч із значним вкладом кінцевих користувачів або може бути розроблене сторонніми компаніями спеціально для організації. Ця система може бути передана навіть в спеціалізовану компанію.

Для компаній, що торгуються публічно, незалежно від того, які програмні програми та параметри налаштування вибирає бізнес, правила Сарбанса-Окслі певною мірою диктуватимуть структуру АІС. Це тому, що положення про SOX встановлюють внутрішній контроль та процедури аудиту, яким повинні дотримуватися публічні компанії.

5. ІТ-інфраструктура

Інфраструктура інформаційних технологій - це лише фантастична назва обладнання, яке використовується для управління інформаційною системою обліку. Більшість із цих апаратних елементів, які бізнес повинен мати, все одно, включаючи комп'ютери, мобільні пристрої, сервери, принтери, захисні пристрої, маршрутизатори, носії інформації та, можливо, резервне джерело живлення. Окрім вартості, фактори, які слід враховувати при виборі обладнання, включають швидкість, можливість зберігання та те, чи можна його розширювати та модернізувати.

Мабуть, найголовніше, що обладнання, вибране для AIS, повинно бути сумісним із програмним забезпеченням, призначеним для нього. В ідеалі, це було б не просто сумісно, ​​а оптимально - незграбна система буде набагато менш корисною, ніж швидка. Один із способів бізнесу легко задовольнити вимоги щодо сумісності апаратного та програмного забезпечення - це придбати систему "під ключ", яка включає як апаратне, так і програмне забезпечення, необхідне бізнесу. Придбання системи «під ключ» теоретично означає, що бізнес отримає оптимальне поєднання апаратного та програмного забезпечення для свого АІС.

Хороший AIS також повинен включати план обслуговування, обслуговування, заміни та модернізації компонентів апаратної системи, а також план утилізації зламаного та застарілого обладнання, щоб конфіденційні дані були повністю знищені.

6. Внутрішній контроль

Внутрішній контроль АІС - це заходи безпеки, які він містить для захисту конфіденційних даних. Вони можуть бути такими ж простими, як паролі або настільки ж складними, як і біометрична ідентифікація. AIS повинен мати внутрішній контроль для захисту від несанкціонованого доступу до комп'ютера та обмеження доступу до авторизованих користувачів, що включає деяких користувачів всередині компанії. Він також повинен запобігати несанкціонованому доступу до файлів осіб, яким дозволено отримувати доступ лише до окремих частин системи.

AIS містить конфіденційну інформацію, що належить не тільки компанії, а й її працівникам та клієнтам. Ці дані можуть включати номери соціального страхування, інформацію про зарплату, номери кредитних карток тощо. Усі дані AIS повинні бути зашифровані, а доступ до системи повинен реєструватися та обстежуватися. Активність системи повинна бути простежена.

AIS також потребує внутрішнього контролю, який захищає його від комп'ютерних вірусів, хакерів та інших внутрішніх і зовнішніх загроз безпеці мережі. Він також повинен бути захищений від стихійних лих та перенапруг, які можуть призвести до втрати даних.

Як працює AIS в реальному житті

Ми бачили, як добре розроблений AIS дозволяє бізнесу щодня працювати безперешкодно або перешкоджає його роботі, якщо система погано розроблена. Третє використання для AIS полягає в тому, що, коли бізнес переживає проблеми, дані його AIS можуть бути використані для розкриття історії того, що пішло не так.

Випадки WorldCom і Lehman Brothers наводять два приклади.

У 2002 році внутрішні аудитори WorldCom Юджин Морз та Сінтія Купер використовували AIS компанії, щоб виявити 4 мільярди доларів у результаті шахрайських асигнувань та інших облікових записів. Їх розслідування призвело до припинення діяльності фінансового директора Скотта Саллівана, а також до нового законодавства - розділу 404 Закону про Сарбанаса-Окслі, який регулює внутрішній фінансовий контроль та процедури компаній.

При дослідженні причин краху Лемана ключовий компонент, огляд збирання та огляду документів, а також опитування свідків, був ключовим компонентом огляду АІС та інших систем даних. Пошук причин відмови компанії "вимагав проведення широкого розслідування та огляду функціонуючих, торгових, оціночних, фінансових, бухгалтерських та інших систем даних Lehman", згідно зі звітом експерта з дев'яти томів на 2200 сторінках.

Системи Лемана є прикладом того, як не слід структурувати АІС. У звіті екзаменатора Антона Р. Валукаса зазначається: "На момент подання заявки про банкрутство Леман підтримував печворк із понад 2600 програмних систем та програм ... Багато систем Лемана були притаманними, застарілими або нестандартними".

Екзаменатор вирішив зосередити свої зусилля на 96 системах, які виявилися найбільш актуальними. Цей іспит вимагав навчання, вивчення та проб і помилок, щоб просто навчитися користуватися системами.

У доповіді Валукаса також зазначалося: "Системи Лемана були дуже взаємозалежними, але їх відносини було важко розшифрувати і не були добре задокументовані. Для розгортання цих систем потрібні надзвичайні зусилля для отримання необхідної інформації".

(Також ознайомтеся з дослідженням справи: Звал братів Леман. )

Суть

Всі шість компонентів AIS працюють разом, щоб допомогти ключовим працівникам збирати, зберігати, керувати, обробляти, отримувати та звітувати про свої фінансові дані. Маючи добре розроблену та підтримувану інформаційну систему бухгалтерського обліку, яка є ефективною та точною, є неодмінним компонентом успішного бізнесу.

(Дізнайтеся, як можна отримати роботу в цій галузі, прочитайте Посібник з кар’єри в інформаційних системах бухгалтерського обліку .)