Як заповнити форму I-9 (крок за кроком)

Коли ви наймаєте нового працівника, ви повинні переконатися, що ця особа має право на роботу в Сполучених Штатах. Після того як ви зробили пропозицію про роботу (але не раніше), новий працівник повинен продемонструвати право на роботу в США, заповнивши форму I-9, Підтвердження права на працевлаштування.

Як роботодавець, ви несете відповідальність за те, щоб переконати, що цю форму із Служби громадянства та імміграції США заповнюєте працівник і ви. Залиште форму разом з іншими документами зайнятості - не подайте її до уряду.

(Докладніше про обов'язки роботодавців при прийнятті на роботу див. У розділі "8 речей, яким роботодавці не дозволяють тебе просити".)

Заповнення форми I-9

Форма I-9 призначена для отримання інформації від нових співробітників, яка демонструє їх право на легальну роботу в США. Жоден працівник не звільняється від необхідності заповнювати форму.

Форма І-9 складається з трьох частин:

1. Частина I: Для працівника, встановлення особи

Цю частину форми заповнює працівник. Вона включає в себе таку інформацію, як повне ім'я працівника, адреса, дата народження, номер соціального страхування (якщо є), електронна адреса та номер телефону (адреса електронної пошти та номер телефону необов’язкові).

Ця частина також використовується для засвідчення - за стягнення неправдивих дій -, що особа має право працювати в Сполучених Штатах, оскільки вона:

• Громадянин
• Іноземний громадянин США
• Законний постійний резидент
• Іноземець, уповноважений працювати в США. Працівник повинен ввести дату закінчення терміну дії цього дозволу, якщо це застосовується.

Працівник, який є іноземцем та уповноважений працювати, повинен ввести реєстраційний номер іноземця ("A-номер", який є унікальним 7-, 8- або 9-значним номером, присвоєний іноземцю) або номер I-94 форми прийому .

Працівник повинен підписати форму та дати її. Неправдиві заяви можуть призвести до штрафу та / або позбавлення волі.

Деяким працівникам може знадобитися допомога, щоб заповнити частину форми. Якщо працівник є неповнолітньою особою або інвалідом (або потребує перекладу), особа, яка надає допомогу в заповненні форми (підготувач та / або перекладач), також повинна ввести своє ім'я та адресу, а також підписати форму (також під санкцію брехні).

2. Частина II: для роботодавця, перегляд документів працівника

Цю частину форми заповнює роботодавець. У ньому описуються документи, які роботодавець переглянув для перевірки прийнятності на роботу. Роботодавець повинен здійснити цю дію протягом трьох днів з першого дня роботи. Роботодавець може - але не зобов’язаний - створити копію представлених документів.

Є три списки документів, якими можна користуватися. Тип використовуваних документів диктує частину II частини, яку роботодавець повинен заповнити.

Список А: Документи цього переліку встановлюють як особу працівника, так і дозвіл на працевлаштування. Для задоволення вимог документа працівник повинен представити лише одну з наступних форм:

• Паспорт США (або код паспорта США)
• Картка постійного резидента ("зелена картка") або картка квитанції про реєстрацію іноземця (технічно зелена картка - форма I-551)
• Закордонний паспорт із тимчасовим штампом І-551
• Документ про дозвіл на роботу, що містить фотографію (форма I-766)
• Для іноземця-іммігранта, який має право працювати: закордонний паспорт та форму I-94 (або 94А) та індосамент про статус неімігранта іноземця, доки термін його дії не закінчився
• Паспорт з федеративних держав Мікронезії, Республіки Маршаллові острови

Список В: Документи цього списку показують особу працівника. Якщо у працівника немає документа зі Списку А, він повинен видати один документ із Списку В, плюс один документ зі списку C (нижче).

• Водійське посвідчення або посвідчення особи, видані державою (якщо вони містять посвідчення фотографії та іншу особисту інформацію)
• Ідентифікатор школи з фотографією
• Реєстраційна картка виборця
• Військова карта США або проект запису
• Посвідчення особи військовослужбовця
• Карта морської торгової морської охорони США
• Корінний американський племінний документ
• Посвідчення водія, видане органом уряду Канади

Для неповнолітніх (молодше 18 років), які не можуть представити один із документів у Переліку В, альтернативні документи, прийнятні для підтвердження особи працівника, включають шкільну книжку чи картку звіту; клієнт, лікар або лікарняні; або запис про дитячий садок або ясел.

Список C: Цей документ встановлює дозвіл працівника на роботу в США. Знову ж таки, якщо працівник не може надати документ зі списку А, він повинен представити його зі списку В та одного зі списку С.

• Картка номера облікового запису соціального страхування (якщо на картці не вказано: не діє для працевлаштування, дійсна лише для роботи з авторизацією INS або дійсна для роботи лише з дозволом DHS)
• Свідоцтво про народження за кордоном, видане Державним департаментом (форма FS-545)
• Засвідчення звіту про народження, видане Державним департаментом (форма DS-1350)
• Оригінал або завірена копія свідоцтва про народження, виданого державним, окружним, муніципальним органом чи територією США, що має офіційну печатку
• Корінний американський племінний документ
• Посвідчення особи громадянина США (форма I-197)
• Ідентифікаційна картка для використання громадянина-резидента в США (форма I-179)
• Документ про дозвіл на роботу, виданий Департаментом внутрішньої безпеки

Як і у випадку із працівником, роботодавці повинні засвідчити кримінальну відповідальність за неправдиву відповідальність, що вони переглянули необхідні документи, вважати, що вони справжні, і вважають, наскільки їм відомо, що працівник має право працювати в США. У розділі сертифікації роботодавець повинен зазначити перший день роботи працівника, а також іншу інформацію про роботодавця (назва підприємства, назва особи, яка підписує форму, та адресу підприємства).

3. Частина III: Для роботодавця під час повторного набору

Ця частина форми також заповнюється лише роботодавцем, але використовується лише у разі повторної перевірки при повторному наймі працівника. Якщо працівник повторно приймається на роботу протягом трьох років з дати первинного І-9, роботодавець може вирішити заповнити цей розділ або новий І-9.

Якщо необхідно заповнити цю частину, то роботодавець просто перелічує прізвище працівника (або нове ім’я, якщо у працівника змінилася назва) та дату повторного найму. Якщо минулий термін дії дозволу на роботу закінчився, але його тепер було продовжено, введіть інформацію про документ, що встановлює такий дозвіл (назва документа, номер та новий термін дії дозволу на працевлаштування).

Як і у випадку з іншими частинами, працівник повинен підписати під кримінальну відповідальність за неправдиві дані, що він / вона вважає, що представлений документ є справжнім і що працівник уповноважений працювати в Сполучених Штатах.

Суть

Роботодавці повинні зберігати I-9 протягом пізніше трьох років з дати найму або одного року після дати закінчення роботи. Час від часу федеральний уряд може перевіряти ваші трудові записи. Якщо ви не виробите I-9, ви можете зазнати цивільних та / або кримінальних покарань. Дізнайтеся більше про I-9 у "Посібнику для роботодавців: Інструкція до заповнення форми I-9". З будь-якими подальшими питаннями щодо I-9 ви також можете проконсультуватися з адвокатом із трудового права.

(Власники бізнесу можуть також зацікавитись "Заповнення 1099 форм" та "Заповнення форми 4562, крок за кроком.")