Податкові зобов’язання з малого бізнесу: податки на оплату праці

Одне з питань, з яким доводиться вирішувати власників малого бізнесу, - це залишатися в курсі багатьох зобов'язань щодо місцевих, державних та федеральних податків. Хоча більшість власників бізнесу наймають бухгалтера чи податкового професіонала для вирішення питань, пов'язаних з оподаткуванням, розуміння податкової системи важливо для тих, хто несе остаточну відповідальність за виконання всіх податкових зобов’язань. Ця стаття буде зосереджена на зобов'язаннях власника бізнесу щодо податку на заробітну плату. (Дізнайтеся, як відрахування із заробітної плати може знизити податок на доходи фізичних осіб у розділі " Відрахування з оплати праці" .)

SEE: Бізнес-план

Обов'язки з податку на виплату заробітної плати Будь-який бізнес із працівниками зобов’язаний утримувати податки на оплату праці із зарплат праці працівників та сплачувати відповідні федеральні, державні та місцеві податки. Податки, які зазвичай утримуються з зарплати працівників, включають FICA (податки Medicare та соціальне забезпечення) та податки на доходи у федеральних, штатних та місцевих регіонах, якщо це застосовується. Інші зобов'язання щодо утримання включають FUTA (Федеральний закон про податок з безробіття), а в таких штатах, як Каліфорнія, Гаваї, Нью-Джерсі, Нью-Йорк та Род-Айленд, податки на страхування по інвалідності. Якщо несплата податків чи пропущення платежу може призвести до великих штрафів та штрафних санкцій, тому важливо розрахувати суму заборгованості з податку на заробітну плату та сплатити їх вчасно. (Правильне ведення бухгалтерського обліку є важливим для малого бізнесу. Прочитайте шість кроків до кращого бюджету бізнесу, щоб дізнатися, як управляти доходами та витратами.)

Якщо власник малого бізнесу не має сторонніх працівників, але він є зареєстрованим, зазначені вище правила застосовуються і до зарплат власників, оскільки він або вона, по суті, є єдиним працівником корпорації. Якщо бізнес не є зареєстрованим і немає працівників, то власнику потрібно буде щомісяця сплачувати орієнтовні податки на доходи від самостійної роботи. (Читайте, чи варто включати свій бізнес? Щоб дізнатися, чи буде ця структура бізнесу вигідною для вас.)

Розрахунок податків на заробітну плату Існує три етапи обчислення податків на оплату праці:

1. Визначте оподатковуваних працівників
2. Визначте оподатковувану заробітну плату
3. Розрахуйте суми утримання

Оподатковувані працівники Робітники можуть бути працівниками або незалежними підрядниками. Співробітники розглядаються як оподатковувані працівники, що підлягають сплаті податку на заробітну плату, а незалежні підрядники несуть відповідальність за сплату власних податків. Зазвичай робітники вважаються працівниками, якщо ви маєте право керувати та контролювати те, як вони виконують свою роботу, а не просто результати роботи. Однак лінії між незалежними підрядниками та працівниками не завжди є чіткими. Для того, щоб допомогти власникам підприємств визначити, які працівники є оподатковуваними працівниками, IRS має загальноприйняті правила, які включають тести поведінкового, фінансового та відносин.

Тест на поведінку Працівник - це працівник, коли роботодавець має право направляти та контролювати працівника. Роботодавець не повинен насправді керувати або контролювати працівника, але має право на це.

Фінансовий тест Цей тест розглядає ступінь контролю, який роботодавець має над фінансовими аспектами роботи. У деяких професіях значний контроль за витратами, що використовуються для роботи, підтримує статус працівника як незалежного підрядника.

Одним певним способом відрізнити незалежного підрядника від працівника є наявність послуг. Незалежний підрядник не прив’язаний до однієї компанії та може рекламувати послуги; працівник не може рекламувати послуги, якщо він чи вона працює за межами компанії як незалежний підрядник.

Тест на стосунки Цей тест стосується способу сприйняття роботодавцем та працівником своїх відносин. Якщо очікується, що відносини роботодавець-працівник триватимуть до кінця конкретного проекту або протягом певного періоду часу, тоді працівник є незалежним підрядником. З іншого боку, якщо відносини не мають або межі, працівник є оподатковуваним працівником. (Докладніше про стосунки, важливі для малого бізнесу, читайте в розділі Малий бізнес: Все про стосунки .)

Оподатковувана заробітна плата Оподатковувана заробітна плата - це компенсація за виконані послуги і може включати зарплату, бонуси або подарунки. Деякі форми компенсації, такі як компенсація витрат на відрядження за проїзд або харчування, не кваліфікуються як оподаткована заробітна плата. Щоб витрати не підлягали оподаткуванню, працівники повинні перевірити їх за допомогою квитанцій або звітів про витрати. Вони також повинні бути необхідними, розумними та діловими. (Якщо ви несете витрати, пов’язані з бізнесом, не забудьте забезпечити порядок надходжень. Прочитайте 10 кроків до податкової підготовки, щоб отримати інформацію про планування до 15 квітня.)

Розрахунок утримання, після того як ви з’ясували, які працівники кваліфікуються як оподатковувані працівники та які заробітна плата є оподатковуваною заробітною платою, наступним кроком буде з'ясування суми, яку необхідно утримувати за федеральні, державні та місцеві податки, а також FICA та FUTA.

Федеральні податки Кожна зарплата повинна утримувати федеральні податки на прибуток за відповідний період. IRS має два набори податкових таблиць, які роботодавці можуть використовувати для обчислення сум утримання, таблиці таблиць заробітної плати та процентні таблиці.

Таблиця діаграм заробітної плати розділена на п’ять різних періодів оплати праці (щоденний, тижневий, двотижневий, півмісячний та щомісячний). Щоб визначити суми утримання, роботодавці вибирають відповідний період оплати праці та розмір заробітної плати для працівників, а потім читають через таблицю до стовпця, який показує кількість заявлених звільнень.
Процентні таблиці доступні для восьми періодів оплати праці (щоденний, тижневий, двотижневий, півмісячний, щомісячний, квартальний, піврічний та щорічно) та розділені за сімейним станом. Роботодавці починають із зменшення заробітної плати на величину заявлених пільг. Далі вони використовують таблицю, що відповідає сімейному стану працівника, і шукають суму утримання, виходячи з розряду заробітної плати.

Як власник бізнесу, ви зобов’язані переглянути два набори таблиць і визначити, яка з них підходить для вашого бізнесу. Процентні таблиці є більш включеними щодо періодів нарахування заробітної плати, тому, якщо ви перебуваєте в ситуації, коли різним працівникам виплачуються різні періоди оплати праці, то таблиця відсотків повинна бути таблицею вибору. Наприклад, якщо вашим працівникам виплачується щоквартально, відсоткові таблиці будуть більш доречними, ніж таблиці заробітної плати. Щоб отримати ці таблиці, зателефонуйте до IRS або перейдіть до //www.irs.gov/ і запитайте про публікації 15 та 15-A.
Державні податки
Більшість штатів використовують таблиці, подібні до федеральних податкових таблиць, і ви можете отримати їх, перейшовши до податкової частини веб-сайту вашої держави або звернувшись до адміністрації малого бізнесу. Вам не потрібно утримувати державні податки в юрисдикціях, які не обкладають державними податками на прибуток, таких як Аляска, Флорида, Техас, Вайомінг та Вашингтон. Інші винятки включають держави, податки на доходи фізичних осіб є фіксованим відсотком від федерального податку, наприклад, Арізона, і де державні податки становлять фіксований відсоток від валової заробітної плати, наприклад Пенсільванія.
FICA Федеральний закон про сплату страхових внесків (FICA) - це федеральний закон, який вимагає від роботодавців утримувати податки на соціальне забезпечення та Medicare з зарплати, виплаченої працівникам. Він також вимагає від роботодавця та кожного працівника платити половину податку FICA. Податки на соціальне страхування та Medicare вводяться як на працівника за фіксованою ставкою 4, 2% за соціальне забезпечення, так і на 1, 45% для Medicare, так і на єдину єдину єдину ставку роботодавця 6, 2% та 1, 45% відповідно, створюючи комбіновану ставку податку FICA у розмірі 15, 3% (12, 4% на соціальне забезпечення та 2, 9% на Medicare). Самостійно зайняті особи відповідають за сплату всього 13, 3% податку. (Прочитайте, як уряд визначає вашу ставку податку в кривій Лаффера, яка є ключовою до ідеальної ставки податку .)

На відміну від федеральних та державних податків, податки на FICA не впливають на кількість звільнених від сплати податків, заявлених працівником. Ви просто помножите виплату валової заробітної плати працівника на відповідну ставку податку, щоб визначити, скільки ви повинні утримувати і скільки ви повинні сплатити як роботодавець. У 2009 та 2010 роках податок на соціальне страхування застосовується лише до перших 106 800 доларів США доходів, які також називаються базою заробітної плати соціального страхування. База заробітної плати щороку коригується для інфляції. Податок Medicare не має ліміту доходу.
Податки з безробіття FUTA або FUTA - це податки, що сплачуються виключно роботодавцем. Ви повинні сплатити податки на безробіття, якщо застосовується будь-яке з наведеного нижче:

а) Ви сплачуєте заробітну плату на загальну суму не менше 1500 доларів за чверть
б)
У вас є щонайменше один працівник у будь-який день протягом 20 тижнів у календарному році, незалежно від того, чи є тижні поспіль

Податкова ставка FUTA становить 6, 2% за 2011 рік, і вона встановлюється на перші 7 000 доларів заробітної плати на кожного працівника. Однак ви можете вимагати кредити проти валового податку FUTA для відображення державних податків на безробіття, які ви сплачуєте. Якщо ви сплачуєте державні податки з безробіття, коли вони виплачуються, ви можете вимагати 5, 4% кредиту, що фактично знижує вашу ставку податку FUTA до 0, 8%.
Зближуючи все це разом
Розрахунок податків на заробітну плату може бути дуже складним, і важливо своєчасно відправляти платежі, щоб уникнути штрафних санкцій та несвоєчасних зборів. Федеральні податкові платежі можуть здійснюватися в режимі он-лайн через Електронну федеральну систему сплати податків (EFTPS), або через банки, уповноважені приймати федеральні платежі. Якщо ви використовуєте останній метод, кожен платіж повинен супроводжуватися формою 8109, яку можна отримати, зателефонувавши до IRS за номером 1-800-829-4933 або на веб-сайті IRS. Податки FUTA зазвичай сплачуються щоквартально, а податки на прибуток, а податки FICA здаються на півмісяця або щомісяця. IRS зазвичай надсилає власникам підприємств повідомлення в кінці кожного року з детальним описом, який метод використовувати в майбутньому році.

Загалом, своєчасність депозиту визначається датою його отримання. Однак поштовий депозит, отриманий після закінчення дати, вважатиметься своєчасним, якщо ви зможете встановити, що він був відправлений поштою не менше ніж за два дні до дати платежу. Щоб дізнатися більше про обов'язки з оплати праці роботодавців малого бізнесу, перейдіть на сторінку //www.irs.gov/ або зателефонуйте в службу довідки IRS для бізнесу за номером 1-800-829-4933.

Для читання, пов’язаного з цим, ознайомтесь із податковим кредитом для витрат, які здійснюються малим бізнесом .