Розуміння "Per Diem"

"Добові" або денна ставка - це фіксована сума відшкодування, що виплачується працівникам за щоденне проживання, харчування та випадкові витрати, понесені під час відрядження, пов’язаного з ділом. Ціни встановлюються щорічно Адміністрацією загальних служб (GSA) для напрямків в континентальних США; не іноземні ставки (наприклад, Аляска, Гаваї, Пуерто-Рико та Гуам) встановлюються Міністерством оборони, а іноземні ставки (в будь-яких місцях за межами США та її територій) встановлюються Державним департаментом.

Якщо ви подорожуєте в бізнесі або у вас є працівники, які подорожують, важливо розуміти добові, які пропонують альтернативу відшкодуванню, виходячи з детальних записів витрат і вимагають менш складного ведення бухгалтерського обліку. Тут ми відповідаємо на питання, що можуть виникнути щодо добових, як це працює і що з них пов'язане з податком.

Що стосується добових?

GSA розбиває добові норми на дві категорії:

• Харчування та випадкові витрати (M&IE)
• Житло

Харчування та випадкові витрати

Категорія харчування та випадкових витрат (M&IE) охоплює всі страви (сніданок, обід та вечерю), обслуговування в номері, прання, хімчистка, натискання одягу, а також збори та поради для людей, які надають послуги, такі як продовольчі сервери та багаж перевізники. Добові норми їжі залежать від місця розташування та класифікуються на шість ярусів.

Зазвичай у великих містах максимальний добовий рівень становить 76 доларів США (за фінансовий рік 2019 року); у менших містах, де розміщені значні подорожі, пов’язані з бізнесом, є добові, що перебувають між 2 та 5 рівнями (від 56 до 71 доларів). Для районів, які зазвичай не відвідують бізнес-мандрівники, розмір мінімальної ставки становить 55 доларів.

Витрати на проживання

Категорія проживання охоплює номери для ночівлі, такі як готелі, мотелі, заїзди, курорти та апартаменти. Для M&IE та проживання для кожного місця встановлюється окрема ставка добових. Наприклад, у 2019 фінансовому році ставки добових витрат в Атланті коливаються в межах від 152 до 159 доларів за проживання та 66 доларів для M&IE. Для Чикаго тарифи на проживання коливаються від 131 до 223 доларів, залежно від місяця, а середньодобовий розмір - 76 доларів.

Чому ціни відрізняються за місцем розташування

Кошти на добу ґрунтуються на вартості життя в районі. Добові норми в великих містах, таких як Чикаго, Нью-Йорк та Лос-Анджелес, вищі, ніж у нестандартних районах, оскільки товари та послуги у великих містах, як правило, дорожчі. Тарифи на проживання можуть також змінюватися в залежності від місяця залежно від попиту та пропозиції. Наприклад, найвища кількість прожиткових днів у Нью-Йорку співпадає з осінню, сезоном, який приваблює найбільше туристів та ділових мандрівників. Ставки добових щорічно оновлюються та набувають чинності з 1 жовтня, першого дня фінансового року федерального уряду.

Пошук тарифів для кожної локації

Попросіть роботодавця або відділ бухгалтерського обліку щодо конкретних тарифів, або шукайте інформацію, відвідавши веб-сайт GSA, де можна здійснити пошук за містом, штатом чи поштовим індексом для поточного фінансового року (з 1 жовтня по 30 вересня). Якщо ви хочете переглянути наступний фінансовий рік або будь-який інший рік з 1997 року, виконайте пошук за державою та виберіть відповідний рік зі спадного меню. Клацніть «Знайти добові тарифи», щоб переглянути результати, розбиті за основним місцем призначення, округом, максимальним розміщенням по місяцях та харчуванням та випадковими витратами (M&IE).

Якщо ви шукаєте область, яка не охоплена таблицями GSA (наприклад, Гаваї, яка не входить до континентальної частини США), з’являться два посилання, які направлять вас на відповідний веб-сайт: Міністерство оборони з питань, що не є іноземними подорожі (Аляска, Гаваї, Пуерто-Рико та Гуам) та Державний департамент для всіх іноземних напрямків.

Стандартна добова норма

Стандартна ставка в розмірі 55 доларів на добу для M&IE і стандартна ставка в розмірі 94 доларів на добу за проживання (у 2019 фінансовому році) застосовується до будь-якого місця, де в таблицях GSA не вказана ставка. Це справедливо для всіх держав континентальної частини США.

Використання роботодавцями тарифів GSA

Хоча більшість підприємств використовують добові норми, встановлені GSA, вони можуть використовувати альтернативні методи відшкодування. Наприклад, роботодавці можуть використовувати метод IRS "високо-низький", який встановлює одну фіксовану ставку на добу для дорожніх місць (наприклад, Нью-Йорк, Чикаго та округ Колумбія) та одну єдину ставку для всіх інших місць. Для подорожей 1 жовтня 2018 року або після неї тариф становить 287 доларів США (71 дол. США лише для M&IE) за поїздку в будь-яку зону високої вартості та 195 доларів США (60 доларів M&IE) за подорож до будь-якого іншого місця континентальної частини США.

Податки на добові відшкодування

Добові виплати не вважаються заробітною платою - і тому не підлягають оподаткуванню - до тих пір, поки вони відповідають певним умовам. Ви будете сплачувати податки, якщо будь-яке з наведених нижче дійсних

• Оплата перевищує допустиму федеральну добову ставку
• Ви не подали звіт про витрати у свого роботодавця
• У звіті про витрати не вказано дату, час, місце, суму та комерційну мету витрат
• Ваш роботодавець давав вам добові та не вимагав звіту про витрати.

Якщо будь-яка з перерахованих вище ситуацій відповідає дійсності, ваша добова допомога вважатиметься заробітною платою і буде обкладатися податком на прибуток та податком із нарахування заробітної плати. Про суму повідомить ваш роботодавець у формі W-2. Якщо це лише те, що добова сума була вище допустимої федеральної добової норми, лише завищена сума вважатиметься заробітною платою.

Щоб обґрунтувати витрати на поїздки та пов’язані з вами витрати, вам потрібно буде вести журнал, що включає дні, в які ви подорожували в бізнесі, куди ви поїхали, та ділову ціль поїздки. Примітка. Якщо подорож, пов’язаний з бізнесом, триває більше року в одному місці - навіть якщо це передбачає два чи більше окремих завдання - ви, можливо, не маєте права на звільнення від сплати податку згідно з правилами податкових зборів. Щоб уникнути несприятливих податкових наслідків, проконсультуйтеся зі своїм податковим радником, перш ніж вирушати у розширену відрядження.

Per Diem як альтернатива заробітної плати

Оскільки добові виплати не підлягають оподаткуванню, деякі люди можуть поставити питання: "Чи можу я прийняти нижчу зарплату з добовим доступом замість вищої зарплати без добових?" Відповідь - "ні". Щоденна політика не може бути створена таким чином, що дозволяє те, що потрібно робити, позначати як щось інше - в цьому випадку - добові.

Суть

Добові виплати забезпечують компенсацію працівникам, які подорожують з діловими цілями. Тарифи залежать від місця та часу року та розбиваються на дві категорії: href = "/ статті / персональні фінанси / 091214 / використання бізнес-кредитних карток-стратегічно.asp"> проживання та харчування та випадкові витрати (M&IE ). Поки ваші платежі не перевищують максимальну федеральну добову норму, вони не оподатковуються; якщо добові виплати перевищують федеральні межі, будь-яке перевищення буде оподатковуватися як звичайний дохід.

Щоденні ставки можуть змінюватися щорічно, а закони про добові збори можуть бути складними. Зверніться до кваліфікованого податкового спеціаліста, якщо у вас є питання або сумніви щодо добової політики вашої компанії.