Заповнення форми W-9

Якщо ви працюєте фрілансером або незалежним підрядником, більшість клієнтів повинні попросити заповнити форму IRS W-9, Запит на ідентифікаційний номер платника податків та сертифікацію. Ця форма допомагає підприємствам отримувати ключову інформацію від своїх постачальників для того, щоб підготувати інформацію про IRS. Підприємства повинні подавати декларації з інформацією за допомогою форми 1099-MISC кожного разу, коли вони сплачують фрілансеру чи незалежному підряднику загалом 600 доларів США або більше протягом року (див . Ціль 1099 форм ).

Ваші клієнти використовуватимуть інформацію на вашому W-9, щоб вказати своє ім’я, ім’я компанії, адресу та ідентифікаційний номер платника податків (TIN) на 1099-MISC, який вони подають про вас. Вони надсилають вам один примірник 1099-MISC до IRS та інший примірник наприкінці січня після закінчення податкового року.

Інші обставини, через які вас можуть попросити заповнити W-9, включають:

• певні операції з нерухомістю
• виплачені відсотки за іпотекою
• придбання або залишення забезпеченого майна
• списання боргу
• внески до індивідуального пенсійного режиму (IRA)

(Докладніше про його використання - і коли виникає сумнів у тому, щоб підписати його - прочитайте Мета Форми W-9 .)

Покрокові вказівки

Форма W-9 - одна з найпростіших форм IRS для заповнення, але якщо податкові форми нервують вас, не хвилюйтесь. Ми проведемо вас належним чином, щоб виконати його.

Крок 1. Введіть своє ім’я, як показано у податковій декларації. Легко, правда?

Крок 2: Введіть назву вашої компанії або "ігнорується суб'єкт господарювання", якщо вона відрізняється від імені, яке ви ввели для кроку 1. Наприклад, ви можете бути приватним власником, але для цілей маркетингу ви не використовуєте своє особисте ім'я як своє Найменування фірми; натомість ви займаєтесь бізнесом так, як якесь інше ім’я. Ви б тут ввели це ім'я. Що стосується занедбаної частини сутності, якщо ви не знаєте, що це таке, ви, ймовірно, не одна. Найпоширенішим типом, що не враховується, є одноосібна компанія з обмеженою відповідальністю. Одинокі власники та корпорації S ніколи не класифікуються як неуважені суб'єкти.

Крок 3: Який тип суб'єкта господарювання для федеральної податкової класифікації: одноосібне підприємництво, товариство, корпорація C, корпорація S, трест / майно, товариство з обмеженою відповідальністю або "інше"? Позначте відповідне поле. Якщо ви не впевнені, ви, мабуть, є приватним власником, тому що вам довелося б подати багато документів, щоб стати однією з інших організацій.

Крок 4: Звільнення. Швидше за все, ви збираєтесь залишити ці поля порожніми. Ось кілька винятків:

1. Одержувачам платежу, які звільнені від резервного резервування, наприклад корпораціям (у більшості випадків), можливо, буде потрібно ввести код у полі "Звільнення коду одержувача платежу". Інструкції форми W-9 перераховують звільнених одержувачів та їх коди та види платежів, для яких ці коди мають бути використані. Корпорації, які заповнюють W-9 для отримання виплат відсотків або дивідендів, наприклад, вводять код "5."

2. Одержувачам платежів, які звільняються від звітності згідно із Законом про дотримання податкового рахунку з іноземних рахунків (FATCA), можливо, потрібно буде ввести код у полі "Звільнення від звітного коду FATCA". Жоден із цих скриньок не стосується типового незалежного підрядника чи фрілансера.

Крок 5. Укажіть свою вуличну адресу, місто, штат та поштовий індекс. Що робити, якщо ваша домашня адреса відрізняється від адреси вашого підприємства? Яку адресу слід надати у формі W-9? Використовуйте адресу, яку ви будете використовувати у своїй податковій декларації. Наприклад, якщо ви є єдиним підприємцем, який орендує офісні приміщення, але ви подаєте свою податкову декларацію, використовуючи домашню адресу, введіть свою домашню адресу у форму W-9, щоб у IRS не виникло проблем зі співвіднесенням ваших 1099-х з вашою формою 1040 .

Крок 6: На цьому необов'язковому кроці ви можете вказати ім'я та адресу запитувача. Ви можете заповнити це поле, щоб вести облік того, кому ви надали свій податковий ідентифікаційний номер.

Крок 7: IRS називає цей розділ частиною I, що має змусити вас замислитися над тим, що були всі ті кроки, які ви тільки що виконали. Тут ви повинні вказати податковий ідентифікаційний номер вашого підприємства, який буде або вашим індивідуальним номером соціального страхування (SSN), якщо ви є приватним власником, або ідентифікаційний номер роботодавця (EIN), якщо ви інший тип бізнесу. Зараз деякі приватні підприємці також мають EIN, але IRS вважає за краще, щоб приватні підприємці використовували свої SSN у формі W-9. Знову ж таки, це полегшить співставлення будь-яких 1099 секунд, які ви отримаєте, з вашою податковою декларацією, яку ви подасте під свій SSN.

Що робити, якщо ваш бізнес новий і не має EIN? Ви все ще можете заповнити форму W-9. IRS каже, що ви повинні подати заявку на свій номер і написати "подано заявку" в простір для TIN. Ви хочете отримати цей номер якомога швидше, тому що, поки ви цього не зробите, резервне копіювання буде відмовлено. Ви можете подати заявку на отримання EIN на веб-сайті IRS. Дивіться інструкції нижче для кроку 8, частина II, для отримання додаткової інформації про відмову від резервного копіювання.

Крок 8: У частині II ви повинні засвідчити правдивість всієї вашої інформації, перш ніж ви зможете підписати форму W-9. Навмисне лежання на податковій формі може означати, що доведеться заплатити штраф або потрапити до в'язниці; IRS не возиться. Перед тим, як підписати форму W-9, ось заяви, які ви повинні засвідчити, є правдивими, під санкцію брехливості:

1. Цифра, вказана на цій формі, - це мій правильний ідентифікаційний номер платника податків (або я чекаю, коли мені видадуть номер).

Якщо ви думали про використання "позиченого" викраденого або підробленого податкового номера, подумайте двічі, перш ніж лежати під присягою.

2. Я не підлягаю резервному утриманню, оскільки: (a) я звільнений від утримання резервного копіювання, або (b) мене не повідомило Служба внутрішніх доходів (IRS), що я підлягаю утриманню резервного копіювання внаслідок неподання звітності про всі відсотки чи дивіденди, або (c) IRS повідомив мене про те, що я більше не підлягаю резервному утриманню.

Більшість платників податків звільнені від резервного утримання. Якщо ви не маєте уявлення про те, про що йдеться в IRS, ви, ймовірно, звільнені. Якщо ви не звільнені від сплати податку, IRS повідомить вас про це, і компанія, яка платить вам, повинна знати, тому що вона повинна утримувати податок з доходу з вашої зарплати за фіксованою ставкою 28% та надсилати її до IRS. Між іншим, тепер ви знаєте ще одну вагому причину не обманювати свою податкову декларацію: можливо, вам доведеться сказати про це майбутньому клієнту, і це може змусити компанію думати про вас двічі. Пункт (с) в основному говорить про те, що якщо ви колись підлягали резервному утриманню резервного копіювання, але цього не зробили більше, ніхто не повинен знати.

3. Я громадянин США чи інша особа США.

Якщо ви інопланетянин-резидент, ви на місці. IRS також вважає, що таке "особа США": товариство, корпорація, компанія або асоціація, створена або організована в США або за законами США; домашнє маєток; і внутрішня довіра. Якщо ваш бізнес - це товариство, яке має закордонного партнера, застосовуються спеціальні правила; читайте про них в інструкції до форми W-9. Якщо ви не є громадянином США, можливо, вам потрібно буде заповнити форму W-8 або форму 8233.

4. Код (и) FATCA, введені в цій формі (якщо такі є), що вказує на те, що я звільнений від звітності FATCA, є правильним.

Вам, мабуть, не потрібно буде хвилюватися з приводу цього, що пов’язано із Законом про дотримання податку на іноземні рахунки.

Ще кілька очок перед тим, як підписатись

Форма W-9 повідомляє вам закреслити вищезазначений пункт 2, якщо вас повідомило IRS, що ви наразі підлягаєте резервному утриманню, оскільки ви не повідомили про всі відсотки та дивіденди у своїй податковій декларації.

Ви можете закреслити пункт 2, якщо ви заповнюєте форму W-9 у зв’язку з операцією з нерухомістю. Пункт 2 не застосовується в цьому випадку, тому не має значення, якщо ви підлягаєте резервному утримуванню.

Тепер, якщо ви уважно читаєте тонкий шрифт в інструкції W-9, це, мабуть, вказує на те, що більшості людей взагалі не потрібно підписувати цю форму. Зазвичай ви повинні підписати його лише в тому випадку, якщо IRS повідомив вас, що раніше ви надали неправильний TIN. Технічні осторонь, однак, людина, яка попросила вас заповнити форму W-9, ймовірно, вважатиме її неповною або недійсною, якщо ви її не підписали, і удачі, намагаючись переконати їх у іншому.

Повернення форми

Поверніть заповнену форму W-9 бізнесу, який попросив вас заповнити її. В ідеалі ви доставите його особисто, щоб обмежити викриття крадіжок особи, але цей метод часто не практичний. Пошта вважається відносно безпечною. Якщо вам потрібно надіслати форму електронною поштою, вам слід зашифрувати і документ, і повідомлення електронної пошти, і перед тим, як надсилати повідомлення, перевірити правильність електронної адреси одержувача. Безкоштовні сервіси доступні в Інтернеті, щоб допомогти вам це зробити, але перевірте їх репутацію, перш ніж довіряти їм свої документи.

Суть

Надання точної інформації про вашу форму W-9 допоможе забезпечити належне повідомлення про ІПС про платежі, які Ви отримуєте - або інші транзакції, що вимагають цю форму. Якщо ви не впевнені в деяких питаннях, таких як правильна класифікація вашого бізнесу, зверніться до свого бухгалтера чи іншого фінансового радника.