Рахунок-фактура
Рахунок-фактура - комерційний документ, який деталізує та записує трансакцію між покупцем та продавцем. Якщо товари чи послуги були придбані в кредит, у рахунку зазвичай вказуються умови угоди та надається інформація про доступні способи оплати. Типи рахунків-фактур можуть включати квитанцію, купюру, дебетову накладну або рахунок-фактуру з продажу.
Компанії можуть вирішити просто надіслати виписку на кінець місяця як рахунок-фактуру за всі непогашені операції. У такому випадку у виписці повинно бути вказано, що наступні рахунки-фактури не надсилатимуться. Історично рахунки-фактури записувались на папері, часто в декількох копіях, щоб кожен покупець та продавець мали запис про транзакцію для власних записів. В даний час комп'ютерні рахунки-фактури є досить поширеними. Вони можуть бути надруковані на папері на вимогу або надіслані електронною поштою сторонам угоди. Електронні записи також дозволяють полегшити пошук і сортування певних транзакцій або конкретних дат.
Проформа-фактура є обов'язковою угодою, хоча умови продажу можуть змінюватися.
1:10Рахунок-фактура
Основи рахунка-фактури
У рахунку-фактурі повинно бути зазначено, що це рахунок-фактура на лицьовій стороні векселя. Зазвичай він має унікальний ідентифікатор, який називається номером рахунка-фактури, який корисний для внутрішньої та зовнішньої посилання. Рахунок, як правило, містить контактну інформацію для продавця чи постачальника послуг у випадку помилки, пов’язаної з виставленням рахунків.
У рахунку-фактурі можуть бути окреслені умови оплати, а також інформація, що стосується будь-яких знижок, реквізитів дострокового платежу або фінансових платежів, нарахованих за несвоєчасні платежі. Він також представляє собівартість одиниці товару, загальну кількість придбаних одиниць, фрахт, обробку, доставку та пов'язані з цим податкові збори, а також визначає загальну заборгованість.
Проформа-фактура - це попередня купюра, що надсилається покупцям заздалегідь відвантаження або доставки товару. У рахунку-фактурі зазвичай описуються придбані товари та інша важлива інформація, така як вага доставки та транспортні витрати. Проформа-рахунки часто вступають у гру з міжнародними операціями, особливо для митних цілей на імпорт.
Ви завжди повинні зберігати копію рахунків-фактур та квитанцій (як у паперовій, так і в електронній формі) для цілей оподаткування.
Важливість дати рахунків-фактур
Дата рахунків-фактур представляє офіційну дату, в яку виставлено рахунок, і офіційно записано транзакцію. Таким чином, дата виставлення рахунку має істотну інформацію щодо платежу, оскільки вона диктує тривалість кредитування та термін платежу. Це особливо важливо для підприємств, які надають кредит, наприклад, чистий 30. Фактична дата погашення рахунку-фактури зазвичай 30 днів після дати виписки.
Електронне виставлення рахунків
З настанням комп’ютерної ери людям та компаніям стало легше розраховувати на електронне виставлення рахунків як альтернативу паперовим документам. Електронне виставлення рахунків чи електронних рахунків - це форма електронних рахунків для створення, зберігання та контролю за документами, пов'язаними з транзакціями, між сторонами та забезпеченням умов їхніх угод.
Ці електронні документи можуть включати рахунки-фактури та квитанції, замовлення на купівлю, дебетові та кредитні купюри, умови платежів та інструкції, а також платіжки про переказ коштів. Цифрові рахунки зазвичай надсилаються електронною поштою, веб-сторінкою або додатком. До переваг можна віднести:
- Постійність і стійкість до фізичних пошкоджень
- Простота пошуку та сортування конкретних назв, термінів чи дат
- Підвищена аудитологічність
- Можливість друкувати або відтворювати на вимогу
- Можливість збору даних та бізнес-розвідки
- Скорочення використання паперу
Електронний рахунок-фактура включає декілька технологій та варіантів введення і використовується як загальний термін для опису будь-якого методу, за допомогою якого рахунок-фактура в електронному вигляді подається клієнту для оплати. Для сприяння прийняттю та ефективності у всьому світі було розроблено декілька стандартів електронного рахунку, такі як EDIFACT та UBL.
Ключові вивезення
- Рахунок-фактура - комерційний документ, який деталізує та записує транзакцію між покупцем та продавцем.
- Паперова квитанція з магазину - це звичайна накладна споживача.
- Рахунки-фактури є важливим елементом внутрішнього контролю та аудиту. Плата за рахунок-фактуру повинна бути затверджена відповідальним керівним персоналом.
- Рахунки, як правило, визначають умови оплати, одиницю витрат, доставку, обробку та будь-які інші умови, окреслені під час транзакції.
- Рахунки-фактури можуть бути у паперовій формі, але електронні рахунки стали набагато поширенішими.
Рахунки-фактури та кредиторська заборгованість
Рахунки відстежують продаж товару для контролю запасів, обліку та оподаткування. Багато компаній доставляють товар і очікують оплати пізніше, тому загальна сума, що належить, стає кредиторською заборгованістю для покупця та дебіторською заборгованістю для продавця.
Сучасні рахунки-фактури передаються в електронному вигляді, а не на паперовій основі. Якщо рахунок-фактура втрачено, покупець може вимагати копію у продавця. Використання рахунку-фактури являє собою наявність кредиту, оскільки продавець надіслав товар або надав послугу, не отримуючи готівку вперед.
Рахунки відрізняються від замовлень на купівлю, які створюються до того, як клієнт замовить товар чи послугу.
Рахунки та внутрішній контроль
Рахунки-фактури є важливим елементом внутрішнього контролю бухгалтерського обліку. Плата за рахунок-фактуру повинна бути затверджена відповідальним керівним персоналом. Крім того, рахунок-фактура підбирається до замовлення на купівлю, а після узгодження інформації здійснюється оплата за затверджені транзакції. Аудиторська фірма забезпечує те, щоб рахунки-фактури були внесені у відповідний обліковий період при тестуванні на скорочення витрат.
Порівняйте інвестиційні рахунки Ім’я постачальника Опис Розкриття рекламодавця × Пропозиції, що з’являються в цій таблиці, є партнерствами, від яких Investopedia отримує компенсацію.