Корпоративна кредитна картка
Корпоративні кредитні картки - це кредитні картки, видані працівникам відомих компаній, які дозволяють їм стягувати свої дозволені бізнес-витрати - такі як проживання в готелі та квитки на літак - без використання власної картки чи готівки. Ці картки, які також відомі як комерційні кредитні картки, можуть полегшити працівникам (і роботодавцям) управління витратами, а багато пропонують пільги, такі як часті пролітаючі милі та доступ до зали в аеропорту.
Як працює корпоративна кредитна картка
Корпоративні кредитні картки розроблені для задоволення потреб створених компаній - як правило, тих, що мають щонайменше 4 мільйони доларів США щорічного доходу, користувачів картки 15 плюс і прогнозовані витрати в розмірі 250 000 доларів або більше щороку. У той час як більшість підприємств, включаючи приватні підприємці та DBA, можуть отримати кредитну карту для малого бізнесу, корпоративні картки (як випливає з назви) зарезервовані для корпорацій. Це означає, що компанія має бути структурованою та зареєстрованою як корпорація S або C, щоб мати право на участь.
Основні емітенти кредитних карток, такі як American Express, Capital One, Citibank, Chase та Wells Fargo, пропонують корпоративні кредитні картки. Картки видаються на основі фінансового стану компанії, а не особистих фінансів власників. Наприклад, емітенти карток можуть вимагати від компанії великої фінансової позиції плюс хороша ліквідність та рух грошових коштів.
Емітенти корпоративних кредитних карток, як правило, хочуть побачити нещодавно перевірену фінансову звітність компанії, детальну інформацію про структуру та організацію компанії, податкову інформацію (включаючи федеральний податковий ідентифікатор) та контактну інформацію для службовця компанії, який уповноважений вести бізнес від імені компанія - наприклад, власник, президент чи скарбник.
Ключові вивезення
- Корпоративні кредитні картки полегшують роботодавцям та працівникам управління витратами.
- Корпоративні картки випускаються більшім, зареєстрованим компаніям і відрізняються від візитних карток, які доступні для приватних власників та DBA.
- Співробітникам важливо навчитися та дотримуватися політики корпоративних кредитних карток своєї компанії, перш ніж стягувати кошти.
- Залежно від картки, або працівник, або роботодавець несе відповідальність за оплату рахунку за кредитну карту.
Роботодавець може надати певним працівникам корпоративну карту, щоб вони могли оплачувати затверджені бізнес-витрати, такі як готелі, харчування, прокат автомобілів та рейси, а також доступ до готівки в банкоматах - все без використання власних коштів або авансу компанії. Прізвище компанії буде на картці, а також ім'я працівника як призначеного власника картки. Підпис працівника йде на звороті картки, як і в особистій кредитній картці.
Види корпоративних кредитних карток
Залежно від типу корпоративної кредитної картки, працівник або роботодавець несе відповідальність за оплату рахунку за кредитну карту. За допомогою індивідуальної картки відповідальності працівник несе відповідальність за виплату емітентом кредитної картки безпосередньо за будь-які збори, плюс подання звіту про витрати та отримання відшкодування від роботодавця. Емітент кредитної картки перевіряє кредит працівника, перш ніж надавати їм картку, але це "м'яке тягнення", яке не вплине на їхню кредитну оцінку.
Якщо це картка з корпоративною відповідальністю, роботодавець сплачує рахунок за будь-які затверджені витрати (хоча працівник може платити безпосередньо емітенту за будь-які несанкціоновані чи особисті витрати). Оскільки компанія несе відповідальність за оплату рахунку, емітент кредитної картки, як правило, не перевірятиме кредит працівника, але ця особа, ймовірно, несе відповідальність за подання регулярних звітів про витрати, щоб компанія могла погоджувати виписки на картці щомісяця.
Перш ніж працівник користується корпоративною кредитною карткою, він повинен з’ясувати, хто несе відповідальність за сплату рахунку щомісяця. Якщо вони несуть відповідальність, вони повинні створити систему, щоб переконатися, що виплати вчасно і щоб у них були кошти для покриття балансу.
Переваги корпоративної кредитної картки
Ключовою перевагою корпоративної кредитної картки є те, що вона спрощує управління витратами - як для працівників, так і для роботодавців. З точки зору бізнесу, корпоративна картка дозволяє роботодавцям встановлювати обмеження на те, скільки власники карток можуть витратити на одну транзакцію, за категорією витрат або загалом. Компанія також може контролювати, де можна використовувати карту, обмежуючи покупки певними торговцями, типами продавців та місцями розташування.
З точки зору працівника, картка корпоративної відповідальності може означати фінансове полегшення, оскільки вона виключає необхідність сплачувати авансові витрати, пов’язані з бізнесом, а потім чекати відшкодування. Ще одна перевага полягає в тому, що деякі корпоративні кредитні картки пропонують електронну звітність про витрати, яка автоматично заповнює звіти про витрати компанії інформацією про покупку - функцію, яка спрощує (тобто менше клопоту) подавати своєчасні та точні звіти.
Інша основна перевага полягає в тому, що, залежно від роботодавця, власники карток можуть мати можливість зберігати будь-яку винагороду, яку вони заробляють під час використання корпоративної кредитної картки. Наприклад, вони можуть заробляти та виплачувати винагороду за програму частого відвідування літаків або програму для часто відвідувачів готелю. Звичайно, роботодавець може вирішити зберегти винагороду, щоб компенсувати щорічні корпоративні витрати або запропонувати стимули для найефективніших працівників. Тим не менш, багато великих компаній дозволяють працівникам отримувати переваги програм винагород, оскільки це може покращити моральний стан працівників.
Окрім програм винагороди, багато корпоративних кредитних карток пропонують переваги, які часті мандрівники оцінять, такі як доступ до салонів аеропорту (величезний плюс, якщо у подорожнього тривалий проїзд), послуги подорожей та надання екстреної допомоги, заміна картки екстреної допомоги та грошові виплати, та відмова від зіткнення збитків від прокату автомобілів. Прочитайте тонкий шрифт угоди про кредитну картку, щоб зрозуміти, як працюють ці пільги. Наприклад, щоб активувати автоматичне покриття під час оренди автомобіля, наприклад, вам, ймовірно, доведеться виконати всю операцію за допомогою критої кредитної картки та відмовитись у відмові від збитку від зіткнення компанії. Коли ви сумніваєтесь, телефонуйте за номером на звороті картки.
Політика компанії щодо корпоративних кредитних карток
Співробітники повинні знати політику своєї компанії щодо корпоративних карток з початку роботи, щоб уникнути помилок, які можуть призвести до кошмарів або навіть гірше. Власники карток повинні ознайомитись із загальними вимогами щодо витрат та звітності своєї компанії та з’ясувати, чи є у них обмеження витрат, що застосовуються до певних категорій. Також важливо дізнатися про будь-які правила, що стосуються відділу чи посади. Наприклад, керівники компаній, ймовірно, мають різні профілі витрат, ніж, скажімо, середнє керівництво.
Як тільки власник картки дізнається політику своєї компанії, він повинен дотримуватися їх. Якщо вони використовують свою карту, щоб придбати щось, що не має затверджених витрат на бізнес, це може змусити їх виглядати погано в очах свого роботодавця - навіть якщо це буде відверта помилка. Більше того, у багатьох великих компаніях працює менеджер карток для подорожей та розваг на персоналі, який може перевірити витрати працівників у будь-який час. Власникам карток важливо використовувати здоровий глузд, щоб вирішити, чи стягується плата на 100%. Якщо ні, вони повинні покласти її на свою особисту карту та розібратися пізніше, якщо вони відчувають право на повне або часткове відшкодування.
Щоб уникнути бухгалтерських кошмарів, або що ще гірше, не змішуйте особисті витрати з бізнес-витратами.
Перш ніж активізувати корпоративну кредитну карту, роботодавець може запропонувати (або вимагати) особисті або онлайн-навчання з корпоративної кредитної картки, розроблені для того, щоб допомогти працівникам засвоїти політику. Крім того, роботодавець може розміщувати та оновлювати політику на своєму Інтранет-сайті. Завжди корисно бути в курсі, дотримуватися правил і уникати будь-чого, що може спричинити за собою додаткову паперову документацію або вважати шахрайством. Власники карток, які мають запитання щодо політики свого роботодавця, повинні зв’язатися з особою (або відділом), який керує програмою.
Спеціальні міркування щодо корпоративних кредитних карток
Окрім розуміння та дотримання політики компанії щодо лімітів витрат, видів дозволених витрат та способів обробки звітів про витрати, працівникам важливо знати, що якщо вони - а не їх роботодавець - відповідають за оплату рахунку за кредитну карту, кредитна оцінка може знизитися, якщо вони відстають від платежів. Наприклад, AmEx повідомляє рахунки в кредитному бюро, якщо термін дії облікового запису минув 180 днів. Непогано встановити сповіщення електронною поштою як нагадування про те, коли належать ці платежі.
Як і до будь-якої кредитної картки, працівники повинні дбайливо ставитися до своєї корпоративної кредитної картки та зберігати її в безпечному місці, щоб запобігти крадіжці чи втраті. Якщо картка втрачена або викрадена, про неї слід повідомити якомога швидше, щоб картку можна було анулювати та замінити.